KSeF: czy jest się czego bać?

Krajowy System e-Faktur zmienia sposób dokumentowania sprzedaży w Polsce. Dla jednych to długo oczekiwana cyfryzacja, dla innych – źródło niepokoju i dodatkowych obowiązków.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to nowy system informatyczny, którego celem jest ułatwienie wystawiania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych. Najwięksi podatnicy stosują go już od 1 lutego br., pozostali – w tym prowadzący jednoosobowe działalności gospodarcze – zaczną od 1 kwietnia (z wyjątkiem mikrofirm, dla których obowiązek rozpocznie się w 2027 r.).

Jak działa system…

KSeF funkcjonuje w sposób zautomatyzowany, zapewniając sprawność i – co podkreśla administracja – bezpieczeństwo obiegu faktur. System weryfikuje dokument pod kątem zgodności z właściwym schematem XML i nadaje mu unikalny numer. Po zaakceptowaniu faktury wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO), które stanowi dowód jej prawidłowej rejestracji w systemie. Odbiorca może uzyskać dostęp do dokumentu po uwierzytelnieniu w KSeF.

Warto jednak pamiętać, że od 1 lutego wszyscy przedsiębiorcy musieli być gotowi na odbieranie faktur w KSeF, nawet jeśli sami nie mieli jeszcze obowiązku wystawiania ich w tym formacie. W obrocie funkcjonują więc równolegle różne formy dokumentów: faktury ustrukturyzowane w KSeF (XML), faktury przesyłane elektronicznie (np. w formacie PDF) oraz tradycyjne faktury papierowe.

Dla podatników oznacza to konieczność utrzymywania kilku kanałów odbioru dokumentów – część trafia do KSeF, część nadal poza systemem. Wszystkie te dokumenty trzeba następnie wprowadzić do jednego systemu księgowego, co w praktyce bywa wyzwaniem organizacyjnym.

…i jak zacząć korzystać

Dla lekarza prowadzącego działalność gospodarczą, który na co dzień nie zajmuje się podatkami, wejście na stronę Ministerstwa Finansów poświęconą KSeF (ksef.podatki.gov.pl) może być przytłaczające. Natłok informacji i technicznych pojęć nie ułatwia startu. W praktyce jednak obsługa bezpłatnego narzędzia nie jest aż tak skomplikowana, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka, i po pewnym czasie nie powinna być już tak przerażająca.

Pierwszym krokiem jest przejście do sekcji „Bezpłatne narzędzia KSeF 2.0” i instalacja aplikacji – dostępnej zarówno na komputer, jak i na telefon. W przypadku wersji komputerowej po wybraniu odpowiedniego kafelka użytkownik trafia na stronę z opisem, gdzie należy kliknąć granatowy pasek umożliwiający wejście do aplikacji.

Następnie trzeba się zalogować – najczęściej za pomocą profilu zaufanego. W praktyce oznacza to wykorzystanie bankowości elektronicznej. System poprosi o podanie numeru NIP, a następnie o zaakceptowanie żądania uwierzytelnienia w KSeF.

Po zalogowaniu użytkownik trafia do „panelu sterowania” Aplikacji Podatnika i może wystawić fakturę. Po wybraniu opcji „wystaw fakturę VAT” należy wskazać jej rodzaj (podstawowa, zaliczkowa, korygująca), a następnie wypełnić pola. Te oznaczone czerwoną gwiazdką są obowiązkowe – m.in. numer faktury, data wystawienia czy dane stron transakcji.

Choć system nada fakturze numer oficjalny, wystawca wpisuje również własny numer – na potrzeby swojej ewidencji księgowej. W systemie jest też opcja wystawiania faktury w kwocie netto i brutto. Po podaniu właściwej stawki VAT system automatycznie wyliczy kwotę podatku i wartość brutto. Tak jak dotychczas należy opisać towar lub usługę oraz wskazać dane kupującego i sprzedającego. W wielu przypadkach wystarczy wpisać NIP – pozostałe dane system uzupełni automatycznie.

Po wysłaniu faktury pojawi się komunikat o jej przetwarzaniu. Po chwili, po odświeżeniu strony, powinno być widoczne potwierdzenie przyjęcia dokumentu wraz z nadanym numerem. W zakładce „lista faktur” można sprawdzić zestawienie wszystkich wystawionych dokumentów.

Bez kar, ale nie za wszystko

Ministerstwo Finansów zapewnia, że w 2026 r. nie będą nakładane kary na podatników, którzy nie zdążą wdrożyć systemu lub popełnią w nim błędy. Warto jednak pamiętać, że wraz z KSeF zmienia się również struktura pliku JPK_VAT – a za nieprawidłowości w tym zakresie sankcje obowiązują już od 1 lutego.

Po uruchomieniu systemu KSeF w internecie pojawił się film, w którym jeden z krytyków systemu kupował prezerwatywy i podał NIP kancelarii premiera. Wiceminister finansów i zastępca szefa Krajowej Administracji Skarbowej Zbigniew Stawicki w czasie konferencji prasowej odniósł się do tej praktyki, czyli kupowania produktów z jednoczesnym podaniem cudzego NIP. Jak zaznaczył, działania takie nie tylko przysparzają kłopotu i niepotrzebnej pracy służbom księgowym oraz służbom finansowym instytucji państwowych, ale także kwalifikują się jako łamanie prawa.

Anna Wojda

Źródło: „Gazeta Lekarska” nr 3/2026