Akta w sieci

Tylko 10 lat pracodawca będzie musiał trzymać dokumenty nowych pracowników. Z końcem tego roku przestanie obowiązywać przepis wymagający archiwizowania akt aż przez pół wieku.

Foto: pixabay.com

Od 1 stycznia 2019 r., w związku ze zmianami w przepisach, skraca się okres przechowywania pracowniczych akt osobowych z 50 do 10 lat dla wszystkich nowo zatrudnionych osób.

Pracodawcy będą mogli przechowywać akta w formie elektronicznej. To pozwoli pracodawcom ograniczyć koszty działalności, ale jednocześnie rozszerzy zakres danych, jakie pracodawcy będą musieli przekazywać do ZUS-u za swoich pracowników i zleceniobiorców.

Skróceniu może ulec także okres przechowywania dokumentacji pracowniczej powstałej w latach 1 stycznia 1999 r. – 31 grudnia 2018 r., pod warunkiem, że pracodawca przekaże do ZUS oświadczenie o zamiarze złożenia raportu informacyjnego za osoby po raz pierwszy zgłoszone do ubezpieczeń w tym czasie, a także przekaże raport informacyjny, który będzie zawierał wszystkie niezbędne dane.

Od rozliczenia za styczeń 2019 r. płatnicy składek na bieżąco będą zobowiązani do przekazywania do ZUS w miesięcznych raportach imiennych (ZUS RCA) dodatkowych danych dotyczących kwoty przychodu wypłacanego w danym miesiącu np. kwoty przychodu wypłaconego w danym miesiącu, ale należnego za inny rok kalendarzowy, który stanowi podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne.

Dodatkowo, w dokumencie wyrejestrowującym z ubezpieczenia (ZUS ZWUA) od stycznia 2019 r., pracodawcy będą podawali dodatkowe dane dotyczące rozwiązania/wygaśnięcia stosunku pracy np. datę oraz tryb rozwiązania stosunku pracy, stronę z inicjatywy, której nastąpiło rozwiązanie stosunku pracy. Szerszy zakres informacji przekazywanych przez pracodawców do ZUS, pozwoli na zabezpieczenie wszelkich praw nabytych pracowników, dotyczących świadczeń z ubezpieczeń społecznych.