Anna Gołębicka: odprawa może dawać skrzydła albo je podcinać

W ochronie zdrowia, podobnie jak w wojsku, nie ma miejsca na improwizację ani udawanie. Liczą się jasność ról i plan działania. Czas odczarować statusy i spotkania i sprawić, by rzeczywiście służyły ludziom i pacjentom.

Status, odprawa, raport, briefing. Słowa te często kojarzą się ze stratą czasu. Jałowe spotkania, na które wszyscy przychodzą, bo trzeba. Nikt z tego nie wynosi nic dla siebie – nawet ciastek. Najwięcej mówią zwykle ci, którzy mają najmniej do pokazania, i ci, którzy lubią dawać szefowi poczucie, że są jego wiernymi i zaufanymi ludźmi.

Udawacze, zdając swój raport, opisują każdą czynność po kolei – od złapania za klamkę, przez jej naciśnięcie, aż do zamknięcia drzwi, przejścia przez korytarz i złapania za drugą klamkę. Dają tym samym poczucie, że skoro tak dużo mówią o swojej pracy, to dużo robią. Nastawieni na robienie wrażenia starają się pokazać w swoich opowieściach, jak bardzo byli istotni w tysiącu procesów, w których brali udział, lub jak bardzo zbawili świat tym jednym. Pokazują, jak by się on posypał, gdyby nie ich interwencja.

Na takich spotkaniach najrzadziej mówią ci naprawdę zajęci pracą. Pojawiają się ciągnięci na siłę i niemal pod groźbą kary, bo szkoda im czasu. Fanami odpraw nie są też ci, którzy przestali wierzyć w organizację i nie chce się im marnować czasu na nie swoje tematy. Nie przychodzą, bo nie mają tam nic dla siebie. Na odprawach nie zjawiają się też ci, którzy są tak dobrzy, że i tak ich nikt nie wyrzuci, ale też ci, którzy bardzo marzą, żeby ktoś pomógł im podjąć życiowe decyzje i im podziękował. W całej tej historii najbardziej niewidoczni są ci, którzy rzeczywiście dobrze pracują.

Bywają też spotkania skrajnie demotywujące – wielogodzinne narady o niczym, które zamiast motywować, zniechęcają. Ludzie uciekają na nich w ekrany telefonów: niby słuchają, ale nic nie słyszą. Wizja szefa to kontrola wydarzeń aktualnych i kryzysów. Poróżnieni ludzie są zniechęceni tak, że skrzętnie omijają trudne tematy i nie dotykają rozwiązania problemu oraz wspólnej niechęci. Najważniejsze, by ten smutny obowiązek spotkania z szefem z dużym ego i małym doświadczeniem się skończył.

Inny ekstremalny przykład to odprawy pokazowe. Przykład to spotkanie, na którym szef podarł przy wszystkich kartkę z notatkami jednemu z pracowników. Miało być mocno – wyszło słabo.

Zamiast zyskać, stracił autorytet. To nie pracownika dotknęła kompromitacja. Bywały też odprawy ze znudzonym szefem. Byłam na takiej, gdzie niekompetencja zamieniała się w zuchwalstwo, aby zaraz potem stać się murem nie do przejścia. Byłam i na takich, które dodawały skrzydeł. Miały swój cel, pozwalały na wymianę informacji, motywowały. Trwały dwadzieścia minut, były cykliczne, każdy miał taki sam czas na wypowiedzi.

Dobra odprawa zawsze ma cel. Jest określona w czasie. Każdy ma na niej swoje 5 minut, a co najważniejsze każdy ma wyjść z czymś istotnym dla siebie. Korporacje uważają, że jeśli nie uda się czegoś załatwić w 30 minut, nie załatwi się wcale. Ludzie mówią, co się wydarzyło, jakie było tło i rozwiązanie. Jeśli trzeba, ustala się plan A i B, a z działań wyciągane są wnioski. Każdy zna swoją rolę.

Odprawa nie może być egzaminem lub przesłuchaniem. Słowa klucze, krótko, na temat i z równym dostępem do mównicy. Bez krytyki i oceny. Z konstruktywną dyskusją nie o ludziach, ale o sprawie. Odprawa może zaspokajać potrzeby: bezpieczeństwo, uznanie, przynależność czy samorealizację. Ważne, by ktoś o niej myślał nie jak o obowiązku w dusznej salce, z którego nic nie wynika, ale jak o odprawie przed akcją.

Gdyby placówki ochrony zdrowia umiały uczyć się od komandosów i traktowały ludzi w ten sposób, bylibyśmy w innym miejscu i wiele rzeczy działałoby sprawniej. Bo praca w szpitalu czy poradni to często misja specjalna, wymagająca współpracy, informacji, ustalenia zasad, planu A i B oraz wyciągnięcia wniosków z opcją słuchania i słyszenia wielu perspektyw. Potrzebuje doświadczonego menedżera z detektorem na podlizuchów i udawaczy, który potrafi zaangażować najlepszych i przywrócić do zespołu tych wypalonych, nieczujących się jego częścią, stojących na uboczu, zniechęconych.

Odprawa jest papierkiem lakmusowym kultury organizacyjnej. Ale może być też narzędziem do jej kształtowania. Jak to wygląda u ciebie?

Anna Gołębicka, ekonomistka, strateg komunikacji i zarządzania

Źródło: „Gazeta Lekarska” nr 6/2025