E-dokumentacja w gabinecie

Zbliża się termin 1 stycznia 2018 r., od którego zacznie obowiązywać stosowanie elektronicznej dokumentacji medycznej. Nie ma jednego, idealnego rozwiązania systemu IT dla gabinetu lekarskiego czy dentystycznego, który można by było wskazać.

Foto: pixabay.com

Z wielu powodów – np. różne mogą być nakłady finansowe na ten cel, wynikające m.in. z zastosowanych wybranych technologii: sprzętu, systemów operacyjnych, baz danych, aplikacji itd. Instytucje zaangażowane w informatyzację służby zdrowia wskazują i promują kierunki informatyzacji oraz opracowują i wyznaczają standardy. To z kolei sprawia, że na rynku dostawców rozwiązań IT tworzone są warunki konkurencji.

Czy informatyzować placówkę, kiedy i jak?

Odpowiedź na pierwsze dwa pytania jest łatwa: tak, i to jak najszybciej. Pacjent w XXI w. oczekuje nowoczesnych form komunikacji (60 proc. ruchu w internecie pochodzi dzisiaj z urządzeń mobilnych). Będzie więc oczekiwał, oprócz możliwości zdalnego (nawet transgranicznego) umówienia wizyty, również dostępu do swojej dokumentacji medycznej oraz że jego dokumentacja będzie „dostępna w systemie”.

W praktyce oznacza to, że (uprawniony) specjalista będzie mieć dostęp do dokumentacji pacjenta przechowywanej w dowolnej placówce, w której dla tego pacjenta dokumentację wytworzono. Jest to ujęcie znacznie uproszczone, bo pomijające kwestie różnego rodzaju wymaganych zgód pacjenta. Placówka medyczna, gabinet będą musiały niebawem sprostać (oprócz wymogów ustawowych) oczekiwaniom pacjentów, o ile nie zamierza „wykluczyć się cyfrowo” z rynku.

Dlaczego warto jak najszybciej informatyzować gabinet?

Wszystkie systemy informatyczne, w zależności przede wszystkim od stopnia komplikacji, wymagają okresu stabilizacji, dojrzewania, poprawienia nieuchronnych błędów oprogramowania, optymalnej konfiguracji itp. Dzisiaj np. dobre drukarki są wytwarzane w wielu, nawet egzotycznych krajach, ale oprogramowanie do nich jest poprawiane i udoskonalane przez lata. Ważniejszy jest tu jednak czynnik ludzki, ponieważ informatyzacja to często zmiana procedur, procesów, a zawsze – przyzwyczajeń.

Nierzadko wymusza ona podjęcie rozstrzygnięć. Często niedookreślone, nieformalne praktyki wymagają na etapie wdrożenia konkretnych wyborów, gdyż sensowna informatyzacja ma szansę powodzenia tylko w dobrze zorganizowanej i opisanej organizacji. Dlatego im wcześniej podjęte zostaną decyzje, tym więcej będzie czasu, aby przygotować się do nadejścia dnia D i ewentualne korekty oraz dojście do dojrzałych rozwiązań.

Jak zinformatyzować gabinet?

Proponowałbym w pierwszej kolejności skompletować niezbędne zasoby specjalistycznej wiedzy w osobach: informatyka, prawnika oraz przedstawicieli użytkowników przyszłego systemu (systemu jeszcze niedookreślonego w tym momencie). Chyba że dysponujemy osobiście takimi kompetencjami. Użytkownikiem w tym kontekście jest zarówno lekarz dentysta, jak i pracownik rejestracji, informatyk. Również księgowa i inni pracownicy, którzy będą system obsługiwać.

Jak dokonać wyboru systemu informatycznego?

Pierwszym zadaniem byłoby wstępne zebranie oferowanych na rynku rozwiązań informatycznych zbliżonych „rozmiarowo” do naszych oczekiwań. Nie ma raczej potrzeby pochylać się nad ofertą giganta informatycznego, którego głównym biznesem jest informatyzowanie sieci szpitali. Uważam, że informatyzowanie gabinetu dentystycznego jest zadaniem dla średniej wielkości, sprawnej firmy.

Za pomocą wyszukiwarki internetowej łatwo znaleźć wiele atrakcyjnych propozycji, z których można wybrać tę docelową, według określonych kryteriów. Kryteria te będą różne w zależności od optyki – dla informatyka będą inne niż dla lekarza dentysty i inne niż dla pracownika rejestracji. Naturalnie czynnik finansowy jest też bardzo ważny. Przejrzenie ofert może być też dodatkowo inspirujące – może się zdarzyć, że w ofercie jest przedstawiony pomysł, który nie był dotychczas brany pod uwagę (np. powiadamianie SMS-owe pacjentów, wielojęzyczne menu na stronie internetowej gabinetu).

Konkurencja na rynku wymusza innowacyjność rozwiązań, więc zawsze można trafić na jakiś ciekawy pomysł gabinetowego rozwiązania IT, na który warto zwrócić uwagę. Po zebraniu ofert należy przeanalizować następujące kwestie:

1. Oferowane funkcjonalności systemu i wygodę pracy głównego użytkownika, lekarza dentysty. Jakie możliwości daje system przy założeniu, że mamy do czynienia z dokumentacją medyczną, tyle że w formie elektronicznej? Czy system przetwarza wszystkie dane, czy są one łatwo, szybko i ergonomicznie dostępne? Czy przyszłe ewentualne rozszerzenie działalności gabinetu wpisuje się w oferowane rozwiązanie informatyczne?

2. Rolą informatyka byłaby ocena techniczna rozwiązania. Czy zastosowano odpowiednie technologie, rokujące – a nie zmierzchowe, czy nie ma pułapek licencyjnych w ofercie, np. czy baza danych jest bezpłatna czy płatna, czy nie ma ryzyka, że ta bezpłatna będzie wnet płatna itp.? Niektórzy dostawcy rozwiązań proponują przetestowanie oprogramowania przez okres próbny i jeśli jest taka praktyczna możliwość, to warto z niej skorzystać, nawet jeśli testowanie jest możliwe w ograniczonym zakresie funkcjonalnym.

3. Kwestie finansowe można sprowadzić zasadniczo do ceny i modelu zakupu: czy jest to jednorazowy zakup czy opłata abonamentowa lub kombinacja obu.

4. Początkowo rolą prawnika byłoby przeanalizowanie propozycji umowy w celu zidentyfikowania ryzyk oraz sprawdzenia zgodności jej zapisów z literą prawa.

Niektóre rozstrzygnięcia mogą wymagać współpracy informatyka i prawnika, np. kwestie licencji czy gwarancji. Może się naturalnie zdarzyć wiele różnych kombinacji opinii: oferta finansowo atrakcyjna może być nie do przyjęcia w sensie funkcjonalnym dla pracownika rejestracji.

Po wstępnej selekcji prowadzącej do wyboru 3-5 ofert proponowałbym skorzystać z listy referencyjnej obowiązkowo wymaganej od oferentów. Nikt bowiem lepiej niż użytkownik nie zna zalet, ale co ważniejsze – wad konkretnego rozwiązania. I tutaj radzę nie szukać skrótów – solidny producent dobrego rozwiązania ma powód do dumy i chętnie pomoże nawiązać kontakt z (zadowolonymi) użytkownikami systemu swojego autorstwa.

Przed ostateczną decyzją

Ostateczna decyzja wyboru oferty i rozwiązania jest decyzją strategiczną, którą później jest bardzo trudno, z wielu powodów, zmienić. Ale podejmując ją, warto zwrócić uwagę na:

1. Skalowalność rozwiązania – każdy system informatyczny może osiągnąć pułap wydajności. Nie ma dysku twardego, którego nie można do końca zapisać danymi. Trzeba przeanalizować parametry techniczne i kupić rozwiązanie na miarę. Trzeba mieć też pewność, że przechowanie dokumentacji będzie możliwe również w dłuższej perspektywie czasowej.

2. Modułowość – jeśli dzisiaj jakaś funkcjonalność systemu wydaje się zbędna, to może ona się zmienić na potrzebną lub nawet niezbędną (wymagania pacjentów, przepisy prawa). Warto mieć opcję dokupienia modułu czy funkcjonalności.

3. Kardynalny wymóg zgodności rozwiązania z obowiązującym prawem – przede wszystkim w kwestiach standardów elektronicznej dokumentacji medycznej (standardy sankcjonowane przepisami!). Spełnienie tych wymagań zagwarantuje realizację reguły interoperacyjności, tj. możliwości wysyłania i odbierania elektronicznej dokumentacji pacjentów, wystawiania recept czy zwolnień lekarskich.

4. Gwarantowane w umowie solidne wsparcie techniczne dostawcy (telefoniczna pomoc, czas reakcji na awarie).

5. Aktualizowana na bieżąco dokumentacja użytkownika i administratora systemu.

6. Sposób wdrożenia rozwiązania (harmonogram wdrożenia, odpowiednia liczba szkoleń).

7. Wymagania adaptacji rozwiązania według potrzeb i oczekiwań kupującego.

8. Zawarcie umowy z dostawcą po ostatecznych konsultacjach z całym zespołem eksperckim, aby – o ile to możliwe – był to świadomy wybór w trybie wypracowanego wspólnie konsensusu.

Poza dyskusją pozostaje, że zapewnienie w placówce szerokopasmowego internetu jest koniecznością. Pamiętajmy, że od 2015 r. przepisy zezwalają na rozwiązania chmurowe, słusznie lansowane przez środowisko informatyczne – to nieuchronny postęp w architekturze systemów IT w służbie zdrowia. Komputer służy do tego, aby ułatwić pracę, której bez niego w ogóle byś nie miał.

Mirosław Przastek
Pełnomocnik dyrektora Centrum Systemów Informacyjnych Ochrony Zdrowia ds. współpracy z interesariuszami

„Ignorantia iuris nocet” (łac. nieznajomość prawa szkodzi) – to jedna z podstawowych zasad prawa, pokrewna do „Ignorantia legis non excusat” (łac. nieznajomość prawa nie jest usprawiedliwieniem). Nawet jeśli nie interesuje cię prawo medyczne, warto regularnie śledzić dział Prawo w portalu „Gazety Lekarskiej”. Znajdziesz tu przydatne informacje o ważnych przepisach w ochronie zdrowia – zarówno już obowiązujących, jak i dopiero planowanych.