PUE ZUS obowiązkowy

Do 30 grudnia br. każdy płatnik składek powinien założyć profil na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Od nowego roku bowiem każdy, kto jest płatnikiem składek, ma ustawowy obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS. Jeśli tego nie zrobi, ZUS sam założy takiej osobie profil.

Poza tym każdy płatnik składek będzie zobowiązany do utrzymania aktywnego profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w czasie prowadzenia z ZUS rozliczeń z tytułu składek. Płatnik składek, któremu ZUS założy profil, musi przekazać do Zakładu swój adres elektroniczny.

Do tej pory obowiązek posiadania profilu na PUE ZUS mieli płatnicy rozliczający składki za więcej niż pięć osób. Po nowelizacji ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych¹ obowiązek ten dotyczy wszystkich przedsiębiorców – także właścicieli małych firm, czyli zatrudniających do pięciu pracowników, oraz tych, którzy płacą składki tylko za siebie.

Jak ocenia Zakład Ubezpieczeń Społecznych – obecnie na PUE ZUS swój profil ma ponad 10,6 mln użytkowników, w tym ponad 89 proc. osób prowadzących własną działalność i ponad 87 proc. firm rozliczających składki od jednej do pięciu osób.

Wymogi dotyczące korespondencji

Ustawa zmieniająca doprecyzowała też kwestię korespondencji dokonywanej poprzez profil PUE ZUS. Otóż, pismo, które jest doręczane do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych w postaci elektronicznej na profilu informacyjnym założonym w systemie teleinformatycznym ZUS, opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo wykorzystuje się sposób potwierdzania pochodzenia oraz integralności danych udostępniony bezpłatnie przez ZUS w systemie teleinformatycznym.

PUE ZUS umożliwia załatwienie większości spraw związanych z ubezpieczeniami społecznymi w dowolnym miejscu i czasie. Przedsiębiorcy mogą składać wnioski do ZUS i korzystać z bezpłatnej aplikacji ePłatnik przeznaczonej do obsługi dokumentów ubezpieczeniowych. Mogą też kontrolować stan swoich rozliczeń z ZUS, mają dostęp do zwolnień lekarskich swoich pracowników, mogą samodzielnie tworzyć elektroniczne dokumenty z danymi z ZUS i przekazywać je do innych instytucji (np. banku lub urzędu).

Jak stworzyć profil?

Aby założyć profil na PUE ZUS, trzeba wejść na stronę www.zus.pl i kliknąć przycisk „Zarejestruj w PUE”, a następnie wskazać, dla kogo zakłada się profil. Do wyboru jest rejestracja:

• „Dla Ciebie” – przeznaczona dla tych, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej, osób pracujących, emerytów, rencistów, zasiłkobiorców, innych osób ubezpieczonych w ZUS;
• „Dla przedsiębiorców” – przeznaczona dla osób prowadzących działalność gospodarczą (w tym przypadku poza danymi osobowymi należy wpisać również NIP);
• „Dla firm” – przeznaczona dla spółek, stowarzyszeń, spółdzielni, fundacji i przedsiębiorstw państwowych.

Kolejny krok to wybór sposobu rejestracji. Można to zrobić za pomocą metod z portalu login.gov.pl (profil zaufany, e-dowód, bankowość elektroniczna). Istnieje też możliwość rejestracji za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego, za pomocą bankowości elektronicznej banku, który świadczy taką usługę wspólnie z ZUS (lista banków wskazana jest na www.zus.pl), a wreszcie można to zrobić samodzielnie poprzez wypełnienie formularza rejestracji.

Jeśli rejestracja następuje za pomocą login.gov.pl, kwalifikowanego podpisu elektronicznego i bankowości elektronicznej, część danych w formularzu rejestracji wypełnia się automatycznie. Metody te pozwalają również na potwierdzenie tożsamości wnioskodawcy, a w konsekwencji rejestracja nie wymaga wizyty w ZUS. Jeśli zaś rejestracja następuje za pomocą formularza rejestracji, po wybraniu przycisku „Do rejestracji”, należy wypełnić wszystkie obowiązkowe pola.

W ciągu siedmiu dni od rejestracji należy też potwierdzić swoją tożsamość w dowolnej placówce ZUS lub podczas e-wizyty (trzeba mieć ze sobą dokument tożsamości – dowód osobisty lub paszport).

Beata Wierzchowska, radca prawny

Przypis:

1. Art. 1 pkt. 15 ustawy z dnia 24 czerwca 2021 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1621).