Zaprzestanie działalności. Co zrobić z dokumentacją medyczną?

Od ponad dwóch lat obowiązują przepisy ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta regulujące postępowanie z dokumentacją medyczną po zaprzestaniu prowadzenia działalności leczniczej.

Foto: pixabay.com

Przybliżałem już zasady postępowania dotyczące praktyk zawodowych lekarzy. Jednak lekarze wykonują zawód nie tylko w formie praktyk indywidualnych czy grupowych, ale prowadzą również podmioty lecznicze we wszelkich przewidzianych prawem formach – od jednoosobowej działalności gospodarczej po spółki kapitałowe.

Co wobec tego należy zrobić, jeśli taki podmiot leczniczy zaprzestaje działalności? Zasadą jest, że dokumentację medyczną podmiotu zaprzestającego wykonywania działalności leczniczej przejmuje podmiot, który przejął jego zadania (art. 30a ust. 2 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta). Ma ona zastosowanie w przypadku dokonania czynności prawnej, w wyniku której dochodzi do przejęcia zadań podmiotu leczniczego przez inny podmiot.

Potrzebna umowa

Co jednak w sytuacjach, gdy nie ma podmiotu, który przejmuje prowadzenie działalności? Mogą to być przypadki całkiem świadomego działania, np. całkowitej likwidacji działalności albo zdarzenie losowe, jak śmierć czy choroba uniemożliwiająca kontynuowanie aktywności gospodarczej. Częściową odpowiedź na to pytanie daje art. 30a ust. 3 ustawy. Przewiduje on, że za przechowywanie i udostępnianie dokumentacji medycznej po zaprzestaniu udzielania świadczeń zdrowotnych odpowiada podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych, z którym podmiot zaprzestający wykonywania działalności leczniczej zawarł umowę o przechowywanie dokumentacji medycznej.

Czyli musi dojść do zawarcia umowy o przechowywanie dokumentacji medycznej i do tego ustawa, jeśli interpretować jej zapisy dosłownie, ogranicza krąg podmiotów, z którymi umowa taka może zostać zawarta, wyłącznie do podmiotów udzielających świadczeń zdrowotnych. Musi być zatem podmiot udzielający świadczeń zainteresowany przejęciem dokumentacji i podmiot, który taką dokumentację przekaże. To może dostarczyć problemów – dotarcie do kolejnych pacjentów nie musi być wystarczającą zachętą do przejęcia obowiązków przechowywania i udostępniania dokumentacji, z drugiej strony będzie to sytuacja śmierci lub ciężkiej choroby lekarza prowadzącego jednoosobowo podmiot leczniczy.

Interwencja wojewody

Zgodnie z § 13 ust. 9 rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 29 marca 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych objętych wpisem do rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą oraz szczegółowego trybu postępowania w sprawach dokonywania wpisów, zmian w rejestrze oraz wykreśleń z tego rejestru, we wniosku o wykreślenie z rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą wskazuje się miejsce przechowywania dokumentacji. Koresponduje z nim wcześniejszy przepis – § 76 rozporządzenia Ministra Zdrowia z 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania.

Jeśli wniosek o wykreślenie nie zawiera takiego wskazania, to wojewoda (jako prowadzący rejestr) wzywa do wskazania w wyznaczonym terminie podmiotu, z którym zawarta została umowa na przechowywanie dokumentacji (art. 30a ust. 4 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta). Jeśli wezwanie takie będzie bezskuteczne, wojewoda określi sposób postępowania z dokumentacją na koszt wykreślanego podmiotu, a koszty te są egzekwowane na podstawie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (art. 30a ust. 5 i 6 ww. ustawy). W wyroku z 8 czerwca 2017 r. (sygn. akt VII SA/Wa 605/17) WSA w Warszawie orzekł, że sposób postępowania z dokumentacją może być określony w decyzji o wykreśleniu podmiotu z rejestru lub w odrębnej decyzji wydanej już  po wykreśleniu z rejestru podmiotów wykonujących działalność leczniczą.

Zapewne koszty określone przez wojewodę będą wyższe niż w przypadku dobrowolnego wskazania przechowawcy dokumentów, dlatego lepiej zastosować się do wezwania. W przypadku śmierci lekarza prowadzącego jednoosobowo podmiot leczniczy wykreślenie następuje z urzędu i w takiej sytuacji zastosowanie powinien znaleźć art. 30a ust. 7 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, który stanowi, że w przypadku gdy nie jest możliwe ustalenie podmiotu odpowiedzialnego za przechowywanie dokumentacji medycznej po zaprzestaniu wykonywania działalności leczniczej, za przechowywanie dokumentacji medycznej odpowiada wojewoda.

Wyrok WSA w Warszawie z 8 czerwca 2017 r., o którym wspominałem, zawiera również pewną wskazówkę, jak interpretować omawiane przepisy – trzeba to robić tak, żeby najszerzej chronić prawa pacjentów. Zarówno do informacji, do tajemnicy informacji i do dokumentacji medycznej, w tym ochrony tej dokumentacji przed nieuprawnionym ujawnieniem. Przepisy trzeba interpretować w taki sposób, żeby nie doprowadzić „do pozostawienia danych pacjentów bez należytej opieki, narażając je na ryzyko dostania się w posiadanie osób nieupoważnionych, czy też na ich utratę i związane z tym zagrożenie dla interesów pacjentów, dotyczące braku rzetelnej informacji o przebiegu ich leczenia”. Wyrok dotyczy co prawda zdarzeń, które nastąpiły przed wejściem w życie art. 30a ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, ale zapadł gdy przepis ten już wszedł w życie i został w nim przywołany jako dodatkowy argument za wydanym rozstrzygnięciem.

Zmiana dotycząca praktyki

Przepisy rozporządzenia Ministra Zdrowia z 9 listopada 2015 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania dają jeszcze jedną możliwość postępowania z dokumentacją medyczną, z której niestety skorzystać mogą wyłącznie praktyki zawodowe, i to do 1 kwietnia 2020 r. (wtedy to rozporządzenie traci moc w związku ze zmianą przepisu ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta stanowiącego delegację do jego wydania). W przypadku zaprzestania wykonywania praktyki lekarskiej dokumentacja może zostać wydana przez lekarza pacjentowi na jego wniosek. Niestety przepis ogranicza taką możliwość wyłącznie do dokumentacji powstałej w praktykach zawodowych i wydającym ma być lekarz, więc nie znajdzie on zastosowania w przypadku śmierci prowadzącego praktykę. Przepis ten formalnie nie utracił mocy, jednak nieco odmiennie reguluje zasady postępowania z dokumentacją niż ustawa i dlatego może się on już nie znaleźć w nowym rozporządzeniu regulującym kwestie dokumentacji medycznej.

Jarosław Klimek, radca prawny OIL w Łodzi