Fundusze UE: nie licz na szczęście, licz na punkty

Fundusze unijne to setki milionów złotych. Proces aplikacyjny wymaga jednak starannego przygotowania dokumentacji i przejścia przez wieloetapową weryfikację. Po drodze nie brakuje pułapek – mówi Szymon Łuczak, ekspert ds. funduszy europejskich specjalizujący się w projektach dla sektora ochrony zdrowia, w rozmowie z Antoniną Kryńską.

Gabinet lekarski lub przychodnia, które ubiegają się o dotacje unijne – jakie dokumenty powinny złożyć?

Wnioski i dokumenty składa się w formie elektronicznej do Ministerstwa Zdrowia, urzędu marszałkowskiego lub innej instytucji prowadzącej nabór. Najczęściej odbywa się to za pośrednictwem generatora CST2021 lub innego systemu właściwego dla danego konkursu. Papierowe wnioski należą już do rzadkości. Kluczowym dokumentem w każdym konkursie jest regulamin – zarówno dla placówek posiadających kontrakt z NFZ, jak i tych komercyjnych. To w nim określono procedurę oceny, terminy oraz kryteria.

Ocena dokumentacji przebiega dwuetapowo. Najpierw sprawdzana jest zgodność z wymaganiami formalnymi, kompletność wniosku oraz poprawność formularza i załączników. Dopiero później przeprowadza się ocenę merytoryczną.

Co w sytuacji, gdy dokumentacja jest niekompletna? Czy wnioskodawca odpada z konkursu, czy ma możliwość jej uzupełnienia?

Wnioskodawca otrzymuje jednorazowe wezwanie do uzupełnienia braków. Ma na to zazwyczaj od 7 do 14 dni.

Czy istnieje skuteczny sposób, który pozwala wygrać konkurs? Czym kierują się organizatorzy?

Decydują kryteria konkursowe. Trzeba spełnić wymagania obligatoryjne, a o pozycji na liście rankingowej przesądza liczba punktów. Środki trafiają do projektów z najwyższą oceną, aż do wyczerpania budżetu. Co istotne, nie liczy się kolejność składania wniosków, lecz liczba zdobytych punktów.

Przykładowe kryteria punktowe to: liczba pacjentów obsłużonych w poprzednich latach, dane ze statystyk map potrzeb zdrowotnych (np. niskie lub wysokie nasycenie usługami w danym powiecie), a także lokalizacja – często preferowane są placówki z terenów wiejskich.

Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy ubieganiu się o dofinansowanie?

Najczęściej wynikają one z pośpiechu i niedopasowania projektu do wymogów konkursu. Placówki koncentrują się wyłącznie na liście zakupów – sprzęcie czy aparaturze – zapominając, że projekt musi wpisywać się w szersze strategie zdrowotne.

Kolejny problem to błędne oszacowanie budżetu – wpisywanie kosztów niekwalifikowalnych albo pomijanie wydatków niezbędnych do realizacji projektu. Tymczasem ceny należy kalkulować już na etapie wniosku, a nie dopiero przy realizacji. Instytucje oceniające zawsze sprawdzają, czy budżet jest realny.

Na etapie oceny placówka może zostać poproszona o przedstawienie dokumentów potwierdzających, że wydatki są możliwe do zrealizowania w założonych w budżecie projektu kwotach. Zawsze rekomendujemy, aby już na etapie konstruowania budżetu zbierać oferty cenowe, najlepiej trzy oferty na jeden wydatek. Przykładowo, jeśli planuje się zakup aparatu RTG w ramach projektu, należy zebrać trzy oferty od różnych firm na aparat RTG o określonych parametrach technicznych, które urządzenie ma spełniać.

Często pojawia się także brak spójności między opisem a budżetem – projekt mówi jedno, a tabela finansowa pokazuje coś innego. Inny problem to zbyt późne rozpoczęcie przygotowań, co prowadzi do stresu i błędów formalnych. Kluczem jest więc rzetelne przygotowanie oparte na realnych potrzebach i wymogach konkursu, a nie tylko w perspektywie szybkiego zakupu sprzętu.

Czy lekarz lub przychodnia są w stanie samodzielnie przygotować wniosek, czy też niezbędne jest wsparcie specjalisty?

To zależy od zasobów kadrowych. Większe podmioty zwykle mają zespoły administracyjne zdolne zrozumieć zapisy dokumentacji konkursowej i przygotować wniosek, a firmom zewnętrznym zlecają tylko specjalistyczne elementy, np. analizę ekonomiczno-finansową. Bywa jednak, że korzystają z doradców również po to, by zminimalizować ryzyko błędów.

Firmy zewnętrzne dysponują szerszą wiedzą i doświadczeniem nabytym przy realizacji podobnych projektów, którego zespoły wewnętrzne mogą nie posiadać. W przypadku mniejszych placówek, zwłaszcza na obszarach wiejskich, sytuacja jest inna – często właścicielem jest jeden lekarz, wspierany przez niewielki personel. Taki zespół może nie mieć wystarczającej wiedzy i doświadczenia, aby samodzielnie przygotować dokumentację wnioskową na odpowiednim poziomie.

Przygotowanie wniosku to nie tylko wypełnienie formularza. Należy umiejętnie odnieść się do dokumentów strategicznych dla sektora zdrowia, takich jak Zdrowa Przyszłość, Ramy strategiczne rozwoju systemu ochrony zdrowia, mapy potrzeb zdrowotnych, krajowe i wojewódzkie plany transformacji czy Plan działań w sektorze zdrowia, i wykazać, że planowana inwestycja jest z nimi spójna. Trzeba znać te dokumenty i potrafić wskazać konkretne elementy, które uzasadniają potrzeby inwestycyjne placówki i wpisują się w strategię rozwoju sektora zdrowia. Z mojego doświadczenia wynika, że wiele osób, zwłaszcza w mniejszych podmiotach, ich po prostu nie zna.

Często brakuje też wiedzy o tzw. opinii o celowości inwestycji wydawanej w ramach systemu IOWISZ. Stanowi ona element systemu służącego racjonalizacji wydatkowania środków publicznych w ochronie zdrowia. Występuje się o nią do wojewodów oraz ministra zdrowia – w przypadku, gdy wartość inwestycji przekracza 50 mln zł, a przy projektach o wartości powyżej 2 mln zł to dokument obowiązkowy. Moje doświadczenie pokazuje, że aż 40 proc. placówek nie wiedziało  istnieniu takiej procedury, a co za tym idzie – nie miało przygotowanej opinii.

Jeżeli placówka decyduje się na zatrudnienie doradcy, czym powinna się kierować przy wyborze?

Przede wszystkim specjalizacją. Rynek pełen jest firm zajmujących się „wszystkim” – od przemysłu po sektor zdrowia. Tymczasem projekty medyczne mają swoją specyfikę. Dlatego warto sprawdzić doświadczenia firmy i poprosić o przykłady projektów dla placówek zdrowotnych. Warto wybrać kogoś, kto naprawdę rozumie specyfikę branży.

Jeśli już na pierwszym spotkaniu doradca wręcza ofertę i umowę do podpisania, bez wcześniejszej analizy sytuacji placówki i szans na uzyskanie dofinansowania w danym naborze, powinno to wzbudzić czujność. Dobry doradca najpierw oceni potencjał formalny i punktowy projektu. My przygotowujemy symulację – np. pokazując, że placówka może zdobyć 70 proc. punktów, gdy próg sukcesu wynosi 60 proc. Dzięki temu właściciel placówki wie, na czym stoi, i może świadomie podjąć decyzję. Ważna jest też transparentność – doradca powinien jasno wyjaśniać etapy, ryzyka i komunikować się na każdym kroku.

Profesjonalna firma nie tylko przygotuje wniosek, ale też jasno wyjaśni wszystkie etapy procesu, przedstawi potencjalne ryzyka i będzie dostępna do rozmowy na każdym etapie. Szczególnie w ochronie zdrowia istotne jest, aby doradca potrafił przełożyć język wytycznych konkursowych na praktyczne rozwiązania dla danej placówki, a także pomógł w uzasadnieniu inwestycji zgodnie z aktualnymi dokumentami strategicznymi, takimi jak mapa potrzeb zdrowotnych czy polityka zdrowotna państwa.

Nie mniej istotny jest model rozliczeń – od stałej opłaty za przygotowanie wniosku, przez success fee, czyli wynagrodzenie uzależnione od uzyskania dofinansowania, aż po model mieszany. Warto sprawdzić, czy doradca oferuje wsparcie także w realizacji i rozliczeniu projektu, bo to etap często trudniejszy niż samo złożenie wniosku.

Dlaczego specjalizacja w sektorze zdrowia ma tak duże znaczenie?

Projekty medyczne są specyficzne – muszą wpisywać się w mapy potrzeb zdrowotnych, politykę zdrowotną państwa, standardy dostępności, a także odpowiadać na wyzwania, takie jak niedobór kadr czy cyfryzacja. Doradca bez doświadczenia często ogranicza się do formalności, pomijając kluczowy kontekst merytoryczny, który w praktyce decyduje o jakości i skuteczności wniosku.

Dlatego specjalizacja daje ogromną wartość – zwiększa szanse na dofinansowanie i umożliwia realne wsparcie strategiczne. Dzięki znajomości sektora możemy podpowiadać rozwiązania, np. jak uzasadnić inwestycję w kontekście deinstytucjonalizacji opieki czy zgodności z programami rządowymi. To sprawia, że projekty nie są schematyczne, ale odpowiadają na rzeczywiste potrzeby systemu i pacjentów.

Ile czasu czeka się na rozstrzygnięcie konkursu?

Zazwyczaj od 4 do 6 miesięcy. W tym czasie trwa ocena formalna i merytoryczna oraz ewentualne uzupełnianie dokumentacji. Placówki muszą na bieżąco sprawdzać ePUAP, e-Doręczenia, skrzynkę e-mail oraz system, w którym złożono wniosek, ponieważ cała korespondencja – wezwania, pytania, prośby o poprawki – trafia właśnie tą drogą. Brak odpowiedzi w terminie skutkuje odrzuceniem wniosku.

Załóżmy, że otrzymaliśmy dofinansowanie, wydaliśmy środki, ale doszło do nieprawidłowości. Czy zdarza się, że można popełniać błędy, nawet nieświadomie? Czy w takich przypadkach wchodzi w grę odpowiedzialność karna?

Jeżeli projekt zostanie zakwalifikowany do dofinansowania, na etapie realizacji inwestycji zawsze należy pamiętać, że mogą pojawić się nieprawidłowości – nawet nieświadome. Choć w standardowych przypadkach nie są to sytuacje grożące odpowiedzialnością karną, wymagają one dużej ostrożności.

W przypadku naruszeń nie mówimy o odpowiedzialności karnej, lecz o sankcjach administracyjnych i finansowych. Wyjątkiem byłyby sytuacje rażących nadużyć, np. fałszowania dokumentów czy świadomego wyłudzenia środków, które mogłyby rodzić konsekwencje karne. W praktyce większość uchybień to błędy techniczne i proceduralne. Najczęściej skutkują korektą finansową, czyli pomniejszeniem dotacji.

Ryzykiem jest np. wybór dostawcy bez przetargu przy wydatkach powyżej 80 tys. zł. Wówczas trzeba przeprowadzić postępowanie zgodne z wytycznymi na lata 2021–2027, wydanymi przez ministra funduszy i polityki regionalnej. Dokument ten określa, jakie elementy powinno zawierać takie postępowanie, m.in. jak długo ma być ogłoszone, gdzie opublikowane oraz jakie zapisy są niedozwolone.

W przypadku błędów na etapie przetargu może zostać nałożona tzw. korekta finansowa, czyli potrącenie części dofinansowania – zwykle od 5 do 25 proc. Niedotrzymanie terminów rozliczeń czy brak działań promocyjnych, np. oznaczeń sprzętu, informacji na stronie, także skutkuje sankcjami finansowymi.

W nowej perspektywie unijnej bardzo dużą wagę przykłada się również do działań promocyjnych. Placówka ma obowiązek informowania o realizowanym projekcie m.in. na stronie internetowej, w mediach społecznościowych, na plakatach informacyjnych umieszczonych w siedzibie, a także poprzez oznaczenie sprzętu odpowiednimi naklejkami. Niewypełnienie tych obowiązków może skutkować pomniejszeniem wartości dofinansowania o dodatkowe 3 proc.

Kontrole weryfikujące spełnienie tych obowiązków są przeprowadzane na różnych etapach: w trakcie realizacji projektu, przed wypłatą ostatniej transzy, a także po jego zakończeniu – w tzw. okresie trwałości. Dlatego placówki powinny od początku wdrożyć procedury wewnętrzne i korzystać z profesjonalnego wsparcia – wewnętrznego lub zewnętrznego – aby uniknąć błędów. Często nieprawidłowości wynikają z braku znajomości szczegółowych wytycznych lub niedopatrzeń organizacyjnych, a nie ze złej woli.

Dlatego profesjonalne prowadzenie projektu przez osobę zaangażowaną wewnątrz placówki czy przez zewnętrznego doradcę na etapie realizacji i rozliczania projektu ma tak duże znaczenie – pozwala uniknąć kosztownych korekt finansowych i daje poczucie bezpieczeństwa, że wszystkie działania prowadzone są zgodnie z umową o dofinansowanie.

Czym jest okres trwałości i jakie są jego ograniczenia?

Rozpoczyna się po wypłacie ostatniej transzy dofinansowania i trwa trzy lub pięć lat – w zależności od wielkości placówki. Dla mikro-, małych i średnich przedsiębiorstw wynosi trzy lata oraz pięć lat dla dużych. W tym czasie sprzęt i infrastruktura zakupione z dotacji muszą być wykorzystywane zgodnie z przeznaczeniem – np. wyłącznie na potrzeby kontraktu z NFZ, jeśli taki był warunek konkursu. Nie można ich sprzedać ani zlikwidować. Dopiero po upływie tego czasu placówka zyskuje pełną swobodę dysponowania.

Na jakie inne kary można się jeszcze narazić?

Katalog kar jest dość szeroki i wykracza poza same korekty finansowe. Jednym z najczęściej spotykanych naruszeń jest uznanie wydatków za niekwalifikowalne, co oznacza, że cała kwota poniesiona na dany zakup nie zostaje rozliczona w ramach projektu. Dla placówki medycznej oznacza to konieczność sfinansowania takiego wydatku w całości z własnych środków.

Znam placówkę medyczną, która, przygotowując postępowanie przetargowe, tak sformułowała specyfikację techniczną, że w praktyce odpowiadała ona wyłącznie jednemu produktowi konkretnego producenta. Intencją placówki nie było obejście zasad konkurencyjności, lecz chęć zakupu sprzętu, który sprawdzał się w codziennej pracy i był rekomendowany przez lekarzy.

Instytucja oceniająca uznała jednak, że doszło do naruszenia zasady równego traktowania wykonawców, co zakończyło się nałożeniem korekty finansowej w wysokości 10 proc. wartości zamówienia. Choć procentowo kara wydawała się niewielka, w praktyce oznaczała kilkadziesiąt tysięcy złotych utraconego dofinansowania.

Źródło: „Gazeta Lekarska” nr 10/2025