Kasy fiskalne – co należy wiedzieć

W związku z obowiązkiem stosowania przez lekarzy kas rejestrujących, potocznie zwanych kasami fiskalnymi, przygotowaliśmy krótki przewodnik zaopatrzenia się w kasę oraz wykonania niezbędnych czynności w celu rozpoczęcia rejestrowania opłat za usługi świadczone w gabinecie lekarskim.

Foto: imageworld.pl

1. Gdzie kupić

W pierwszej kolejności należy znaleźć sprzedawcę, najlepiej, był sklep znajdował się w okolicy. Można w tym celu skorzystać z wyszukiwarki internetowej i zapoznać się z ofertami lokalnych sprzedawców. W sieci wielu sprzedawców oferujących korzystne rabaty dla lekarzy i lekarzy dentystów.

2. Jaką wybrać

Na rynku są różne rodzaje kas, które różnią się od siebie funkcjonalnością. Najogólniej rzecz ujmując, kasy fiskalne można podzielić na kasy ERC (o mniejszej funkcjonalności) oraz POS (bardzo zaawansowana grupa urządzeń rejestrujących obroty).

Kasy ERC:

• Kasy przenośne (mobilne) – charakteryzują się małymi gabarytami oraz niewielką wagą. Są idealne dla osób wystawiających powtarzające się w treści paragony oraz dla osób przemieszczających się. Mają niewielki zakres funkcjonalności. Są idealnym rozwiązaniem dla lekarzy, którzy przemieszczają się pomiędzy gabinetami lub dojeżdżają na wizyty domowe do pacjentów.
• Kasy jednostanowiskowe – posiadają większą funkcjonalność niż kasy przenośne. Można do nich podłączyć dodatkowe urządzenia, takie jak czytnik kodów kreskowych, wagę, komputer. Niektóre z tego typu kas nadają się do pracy przenośnej.
• Kasy systemowe – przeznaczone są do pracy w placówkach o dużym natężeniu sprzedaży.

W przypadku gabinetów jednoosobowych warto zastanowić się nad zakupem kasy przenośnej lub jednostanowiskowej. Jeżeli lekarz lub lekarz dentysta świadczy usługi w jednym miejscu, dobrym wyborem będzie kasa jednostanowiskowa, jeżeli się przemieszcza – sugerujemy wybór kasy przenośnej. Do gabinetu wystarczy najprostszy model, jednocześnie będący jednym z tańszych. Nie trzeba inwestować dużych środków.

3. Zgłoszenie do US

W celu odliczenia lub zwrotu kwoty wydatkowanej na zakup kasy należy złożyć pisemne zgłoszenie do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Zgłoszenie takie zawiera informację o liczbie kas i miejscu (adresie) ich używania. Wzory zgłoszeń można pobrać tutaj: Zgłoszenie jednej kasy lub Zgłoszenie większej ilości kas.

4. Fiskalizacja kasy 

Fiskalizacja to jednokrotna i niepowtarzalna czynność, która rozpoczyna pracę modułu fiskalnego kasy oraz uruchamia jej pamięć fiskalną. Podczas tej czynności do pamięci fiskalnej zostaje wpisany numeru NIP podatnika. Po dokonaniu fiskalizacji zostaje wydrukowany pierwszy dobowy raport fiskalny, który należy dołączyć do książki kasy (dołączana jest ona przez sprzedawcę kasy do każdego urządzenia).

Fiskalizację kasy powinien przeprowadzić serwisant upoważniony do tego przez podmiot prowadzący serwis główny kasy (serwisant powinien wylegitymować się identyfikatorem nadanym przez ten podmiot).

5. Zgłoszenie do US – 7 dni

Po uruchomieniu kasy i dokonaniu jej fiskalizacji należy w terminie 7 dni zgłosić kasę do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, w celu otrzymania numeru ewidencyjnego kasy. Wzór zgłoszenia kasy dostępny jest tutaj: Wzór zgłoszenia kasy.

6. Oznakowanie numerem ewidencyjnym

Ostatnim krokiem jest naniesienie w sposób trwały na obudowę kasy numeru ewidencyjnego kasy otrzymanego w uprzednio US. Numer dla kasy oraz książki kasy są identyczne i unikalne, nie mogą być przypisany innym urządzeniom.

7. Książka kasy

W trakcie użytkowania kasy rejestrującej należy dokonywać wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy. Podatnik obowiązany jest również umożliwić podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub podmiotowi prowadzącemu serwis kas dokonanie wpisów w książce kasy. Książka kasy powinna być przechowywana przez cały okres użytkowania kasy oraz udostępniona na żądanie właściwych organów. W przypadku kas stacjonarnych książkę kasy, a także programy, przechowuje się w miejscu użytkowania kasy.

W razie utraty książki kasy podatnik powinien zwrócić się niezwłocznie do podmiotu prowadzącego serwis główny o wydanie duplikatu książki kasy oraz powiadomić o tym właściwego naczelnika urzędu skarbowego.

8. Użytkowanie – najważniejsze zalecenia

• Należy rejestrować każdą sprzedaż i wydawać oryginał wydrukowanego dokumentu nabywcy.
• W przypadku zmiany miejsca użytkowania kasy konieczne jest zgłoszenie do US tego faktu w terminie 7 dni.
• Użytkownik kasy zobowiązany jest do sporządzania raportów fiskalnych dobowych po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży w dniu następnym. Zobowiązany jest także do sporządzania raportów fiskalnych okresowych (miesięcznych) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.

9. Przegląd obowiązkowy

Kasy rejestrujące powinny być zgłaszane do obowiązkowego przeglądu technicznego u właściwego podmiotu prowadzącego serwis główny co 24 miesiące.

Instrukcja została opracowana na podstawie materiałów znajdujących się na stronach internetowych Ministerstwa Finansów.

Pytania:

1. Czy z jednej kasy mogą korzystać np. dwa gabinety (dwie działalności) funkcjonujące w jednym pomieszczeniu, składając kopie wydruków z kasy w dwóch pudełkach?

2. Czy lekarze, którzy są na rozliczeniu ryczałtowym, dalej tak będą mogli się tak rozliczać i jak ta forma opodatkowania ma się do obowiązku wydawania kwitów z kas fiskalnych?

3. Kiedy należy wydrukować paragon z kasy fiskalnej, jeśli pacjent po odbytej wizycie deklaruje, że należność uiści przelewem (w dniu odbycia wizyty, w dniu wpłynięcia przelewu, w dniu kolejnej wizyty i przedstawienia przez pacjenta potwierdzenia wykonania przelewu)?

Ministerstwo Finansów odpowiada:

W § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz. U. poz. 363) zawarto regulacje dotyczące czynności o charakterze technicznym, związanych ze stosowaniem kas rejestrujących, wykonywanych przez podatników, którzy wykorzystują kasy do prowadzenia ewidencji. W § 14 ust. 1 pkt 7 ww. rozporządzenia zobowiązano podatników do dokonywania wpisów przewidzianych do wykonania przez podatnika w książce kasy, jak również umożliwiania dokonania wpisów podmiotowi prowadzącemu serwis główny lub podmiotowi prowadzącemu serwis kas.

Zgodnie z § 2 pkt 7 ww. rozporządzenia przez książkę kasy rozumie się dokumentację dotyczącą danej kasy, której wzór określony został w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Gospodarki z dnia 27 sierpnia 2013 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące (Dz. U. poz. 1076) oraz w załączniku do nieobowiązującego obecnie rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania – Dz. U. Nr 212, poz. 1338, z późn. zm. (kasy funkcjonujące na rynku spełniają kryteria i warunki określone w tym rozporządzeniu). Wzór ten określa, które elementy książki kasy wypełnia podatnik (użytkownik kasy).

Ponadto Ministerstwo Finansów informuje, że zgodnie z art. 111 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054, z późn. zm.) do ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących zobowiązani zostali podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Podatnik jest zobowiązany do stosowania kas rejestrujących dla własnej sprzedaży.

Wprawdzie zgodnie z art. 111 ust. 3b ww. ustawy podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących, u których podstawą opodatkowania jest kwota prowizji lub inna postać wynagrodzenia za wykonywane usługi w ramach umowy agencyjnej, zlecenia, pośrednictwa lub innych umów o podobnym charakterze albo marża, ewidencjonują na potrzeby obliczenia osiąganego przez nich obrotu oraz kwot podatku należnego całą wartość sprzedaży własnej oraz prowadzonej na rzecz lub w imieniu innych podatników, jednakże przepis ten nie dotyczy sytuacji określonej w pytaniu pierwszym.

Oznacza to, że dwaj podatnicy (dwa gabinety) będą stosować odrębne kasy. Kwestia, w jakiej formie podatnik rozlicza się w podatku dochodowym, nie ma wpływu na prowadzenie ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących. Stosownie do § 3a ww. ustawy o podatku od towarów i usług podatnicy prowadzący ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani dokonywać wydruku paragonu fiskalnego z każdej sprzedaży oraz wydawać wydrukowany dokument nabywcy.

Ewidencji na kasie dokonuje się z chwilą wykonania usługi, a okoliczność uiszczenia zapłaty równocześnie z wykonaniem usługi (lub jej późniejszego uiszczenia, chociażby w formie przelewu) pozostaje bez wpływu na obowiązek ewidencjonowania przy zastosowaniu kas rejestrujących. Dodatkowo należy zauważyć, że zgodnie z § 3 ust. 2 ww. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 marca 2013 r. w sprawie kas rejestrujących otrzymanie przed dokonaniem sprzedaży całości lub części należności (zapłaty) podlega ewidencjonowaniu z chwilą jej otrzymania.

Czy jeśli lekarz prowadzi działalność – praktykę w miejscu wezwania oraz w podmiocie leczniczym, ale świadczy w rzeczywistości usługi tylko dla przedsiębiorstw oraz wystawia faktury i nie świadczy faktycznie usług dla osób fizycznych (pomimo takiej możliwości), to także musi obligatoryjnie posiadać kasę fiskalną? (zobacz więcej)

Czy do działalności edukacyjnej powinienem mieć kasę fiskalną? Czy wystawiając receptę dla siebie i udzielając porady sobie też muszę wystawić paragon z kasy sobie samemu? Czy emeryt niemający innych dochodów niż emerytura musi posiadać kasę fiskalną? Czy emeryt podejmujący działalność gospodarczą w trakcie pobierania emerytury ma obowiązek posiadać kasę fiskalną? (zobacz więcej)

„Ignorantia iuris nocet” (łac. nieznajomość prawa szkodzi) – to jedna z podstawowych zasad prawa, pokrewna do „Ignorantia legis non excusat” (łac. nieznajomość prawa nie jest usprawiedliwieniem). Nawet jeśli nie interesujesz się prawem medycznym, warto regularnie śledzić dział Prawo w portalu „Gazety Lekarskiej” (zobacz więcej). Znajdziesz tu przydatne informacje o ważnych przepisach w ochronie zdrowia – zarówno już obowiązujących, jak i dopiero planowanych.